अभिलेख ब्यबस्थापनको प्रक्रिया वा चक्र – Procedures/Cycle of Records Management

खरिदार नायब शुब्बा बैंकिंग

१ . सिर्जना (Creations) : सृजना अभिलेख ब्यबस्थापनको पहिलो प्रक्रिया हो । कामको सिलसिलामा उत्पन्न भएका, प्राप्त भएका दस्ताबेजहरु अभिलेख सृजनाका आधार हुन ।

क. सुचनाको प्राप्ति : अभिलेख ब्यबस्थापनको काम आवश्यक सुचनाको प्राप्ति बाट प्रारम्भ हुन्छ । सर्वप्रथम संगठनमा गरिने र गर्नुपर्ने कामहरु गर्ने क्रममा भएका तथ्य एवम सूचनाहरुको संकलन गरिनु पर्दछ ।

ख. छानैट : कार्यसम्पादनका क्रममा संकलित सुचना र प्रामणहरुलाई आवश्यकता अनुसार आफ्नो प्रयोगको आधारमा छनौट गरिन्छ । यसको लागि प्रामनको आधार, तहगत आधार एवम प्रयोगको आधार जस्ता कुराहरुमा ध्यान दिनुपर्दछ ।

२. उपयोग : अभिलेखको उपयोग वा प्रशासन अभिलेख ब्यबस्थापनको दोश्रो प्रक्रिया हो । यस प्रक्रिया निम्न क्रियाकलाप गरिन्छ ।

क. लेखाजोखा :यस कार्य अन्तर्गत छनौट गरि राखिएका तथ्य एवम दाताहरुको जाचा गरिन्छ । यस क्रममा उत्त तथ्यहरु कतिको बिश्वाशिला छन, भविष्यमा कतिको उपयोगमा आउछन भनेर ध्यान दिइन्छ । लेखाजोखा गर्दा तथ्यहरुलाई अन्य तथ्यहरुसंग दाजेर हेर्नुका साथै प्रामाणिकतार विश्वसनीयता परिक्षण समेत गर्नु पर्दछ ।

ख. वार्गीकरण : लेखाजोखा गरिसकेका तथ्यहरुलाई उनीहरुको महत्वको आधारमा वर्गीकारण गरिन्छ । जस अन्तर्गत ति तथ्यहरुलाई अति महत्वपुर्ण, उपयोगी र अनुपयोगी गरि वर्गीकरण गरिन्छ ।

३. स्थगन (Retention) वा अभिलेखीकरण : यो अभिलेख व्यवस्थापनको तेश्रो प्रक्रिया हो । वर्गीकरण गरिएका तथ्य एवम डाटाहरुलाई सुरक्षित स्थानहरु जस्तै कम्प्युटर, माइक्रोफिल्म, रजिस्टर, फाइलहरुमा रखिन्छ । यसरि राख्दा आtवश्यक परेको बेलामा सजिलै संग प्राप्त गर्न सकिने गरि राख्नु पर्दछ । अभिलेखीकरण गर्दा भरसक दुइ वा सो भन्दा बढी माध्यममा गर्नु पर्दछ, जसबाट तथ्यहरु सदैव सुरक्षित रहन सक्दछन ।

४. बिनास ( Disposition) : यो अभिलेख ब्यबस्थापनको अन्तिम प्रक्रिया वा चक्र हो । यस अन्तर्गत अभिलेखित विभिन्न दस्तावेजहरुलाई तोकिएको अवधि सम्म सुरक्षित राखिसके पछी त्यसको औचित्य समाप्त भएको छ भने त्यस्ता अभिलेखहरूलाई धुल्याउदै वा नस्ट गर्दै अध्यावधिक गर्ने गरिन्छ । अभिलेख नस्ट गर्नुको मुख्य उदेश्य भनेको भण्डारण क्षमता सहजता ल्याउनु साथै अनावश्यक कागजातहरु नस्ट गर्नु हो ।

1 thought on “अभिलेख ब्यबस्थापनको प्रक्रिया वा चक्र – Procedures/Cycle of Records Management

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *